Tehnologia a devenit esențială pentru aproape orice companie. Calculatoarele, serverele, rețeaua, aplicațiile, e-mailul și sistemele de backup trebuie să funcționeze permanent, iar problemele tehnice pot afecta rapid activitatea angajaților.
Pentru multe firme, menținerea unui departament IT intern nu este însă întotdeauna justificată. O alternativă este externalizarea serviciilor IT, prin care administrarea infrastructurii și suportul tehnic sunt preluate, integral sau parțial, de o companie specializată.
Ce înseamnă externalizarea IT?
Externalizarea IT presupune transferarea anumitor activități tehnice către un furnizor extern. În funcție de necesitățile companiei, acesta poate administra întreaga infrastructură IT sau doar anumite componente.
De exemplu, serviciile externalizate pot include:
- suport tehnic pentru utilizatori;
- mentenanța calculatoarelor și laptopurilor;
- administrarea serverelor;
- configurarea și monitorizarea rețelelor;
- administrarea echipamentelor de rețea;
- backup și protecția datelor;
- securitate IT;
- administrarea conturilor și drepturilor de acces;
- Microsoft 365 și servicii cloud;
- intervenții remote sau la sediul companiei.
Practic, furnizorul extern poate îndeplini rolul unui departament IT externalizat.
De ce aleg companiile externalizarea IT?
Unul dintre principalele motive este accesul la o echipă de specialiști fără necesitatea construirii unui departament IT intern.
O firmă poate avea nevoie într-o singură lună de intervenții foarte diferite: configurarea unui calculator, rezolvarea unei probleme de rețea, verificarea unui server, recuperarea unui backup sau analiza unei probleme de securitate.
Este dificil ca o singură persoană să aibă experiență aprofundată în toate aceste domenii.
Prin externalizare, compania poate beneficia de competențele unei echipe care gestionează mai multe tipuri de infrastructuri și incidente.
Costuri mai ușor de estimat
Un alt avantaj este predictibilitatea costurilor.
În cazul unui contract de mentenanță sau externalizare IT, serviciile incluse și condițiile de intervenție sunt stabilite de regulă în avans. Compania poate astfel să își estimeze mai ușor bugetul destinat infrastructurii IT.
Pentru firmele mici și mijlocii, această variantă poate fi mai practică decât construirea și menținerea unei echipe IT interne complete.
Suport remote și intervenții la sediu
Multe incidente informatice pot fi rezolvate de la distanță.
Problemele legate de aplicații, configurări, e-mail sau anumite setări ale sistemului pot fi diagnosticate și remediate prin conexiune remote.
Pentru situațiile care necesită acces fizic la echipamente – probleme de rețea, servere, calculatoare sau alte componente hardware – este necesară intervenția unui tehnician la sediul companiei.
Din acest motiv, atunci când alegi un furnizor de servicii IT este util să verifici dacă acesta oferă atât suport remote, cât și intervenții onsite.
Mentenanța proactivă poate preveni problemele
Externalizarea IT nu ar trebui să însemne doar intervenții atunci când „nu mai merge calculatorul”.
O administrare eficientă presupune și activități preventive:
- actualizarea sistemelor;
- verificarea echipamentelor;
- monitorizarea serverelor;
- verificarea spațiului disponibil;
- monitorizarea serviciilor importante;
- verificarea soluțiilor de backup;
- actualizarea soluțiilor de securitate.
Scopul este identificarea problemelor înainte ca acestea să provoace întreruperi importante ale activității.
Backup-ul și protecția datelor
Datele unei companii pot fi afectate de defectarea echipamentelor, erori umane, atacuri informatice sau ștergeri accidentale.
De aceea, existența unui sistem de backup nu este suficientă. Trebuie verificat periodic dacă datele sunt salvate corect și dacă pot fi restaurate atunci când este nevoie.
O strategie bună de backup trebuie adaptată tipului de date, volumului acestora și perioadei pentru care compania trebuie să le păstreze.
Securitatea IT devine tot mai importantă
Pe măsură ce activitatea unei firme depinde mai mult de tehnologie, crește și importanța securității informatice.
Protecția calculatoarelor, actualizarea sistemelor, configurarea firewall-ului, controlul accesului la date și instruirea utilizatorilor sunt doar câteva dintre elementele care contribuie la reducerea riscurilor.
Furnizorul IT trebuie să privească infrastructura companiei ca pe un sistem complet, nu doar ca pe o colecție de calculatoare.
Pentru ce firme este potrivită externalizarea IT?
Externalizarea poate fi o soluție în special pentru firmele care au mai multe calculatoare și utilizatori, dar nu justifică existența unui departament IT intern complet.
Este potrivită și pentru organizațiile care au deja personal IT, dar au nevoie de competențe suplimentare pentru administrarea serverelor, securitate, cloud, backup sau proiecte mai complexe.
Serviciile pot fi astfel externalizate integral sau doar pentru anumite componente ale infrastructurii.
Ce trebuie verificat înainte de alegerea unui furnizor?
Prețul nu ar trebui să fie singurul criteriu.
Este important să fie clar stabilite serviciile incluse, programul de suport, modalitatea de raportare a incidentelor și timpul de răspuns.
De asemenea, merită verificat dacă furnizorul poate interveni la sediu atunci când problema nu poate fi rezolvată remote și dacă dispune de specialiști pentru diferitele componente ale infrastructurii.
Concluzie
Externalizarea IT poate permite unei companii să beneficieze de suport tehnic, administrare și monitorizare fără să construiască un departament IT intern complet.
Un serviciu bine organizat nu se limitează la rezolvarea incidentelor, ci urmărește prevenirea acestora, protejarea datelor și menținerea infrastructurii într-o stare stabilă și sigură.
Pentru un exemplu de servicii oferite în acest domeniu, poți consulta pagina dedicată serviciilor de Externalizare IT pentru companii din București oferite de BIT Consulting.
